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La siguiente reflexión irá enfocada hacia algunos de los aspectos más importantes o a tener en cuenta al realizar la organización y programación de un evento.

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¡Comencemos!

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La planificación de eventos no es tarea fácil. Requiere de una gran capacidad de organización, planificación y control sobretodo.

Algunas veces cometemos el error de olvidarnos de algunos aspectos esenciales, si además nos acabamos de iniciar en el mundo de las relaciones públicas. Estos puntos son vitales para el éxito de un evento. Bajo mi punto de vista, estos son:

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#1 Objetivo del evento

Uno de los aspectos a tener en cuenta, por no decir que el más importante de todos es el objetivo del evento, es decir, el motivo, el por qué de la realización del evento. Si no sabemos este dato, todas nuestras futuras acciones resultarán en vano.

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#2 Público Objetivo

Debemos de conocer desde el primer momento, además, el tipo de público al que se dirige el evento. De esta manera, podremos adecuar las condiciones del evento.

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#3 Contar con un "Plan b". Alternativas

Para evitar que se den situaciones inesperadas, siempre debemos de contar con un plan b para solucionar dichos momentos. Tendremos que ponernos en el peor de los casos o posibles circunstancias no esperadas y anotar la alternativa o soluciones.

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#4 Contar con un buen equipo de trabajo

Otro de los aspectos importantes que debemos tener en cuenta. Son muchos los que se olvidan de este aspecto por diversos motivos, donde el principal suele ser el económico o falta de planificación del evento.

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Contar con un equipo de trabajo con los conocimientos y habilidades adecuadas a la hora de planificar el evento como a la hora de ejecutarlo (azafatas, recepcionistas, etc.) hará que nuestro evento tenga éxito.

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#5 Programa del evento

Esencial y vital. Debemos de tener claro el objetivo así como el público objetivo a la hora de diseñar el programa del evento tanto a nivel de estético como de los contenidos que debe de tener. Así pues tenemos que asegurarnos que aparezcan datos relevantes como:

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• Índice

• Plano de ubicación

• Información General (de la ciudad y horarios generales del evento)

• Cronograma con las actividades

• Actividades sociales (dónde y cuándo)

• Otros servicios que se brindan en el evento (wifi, diario, servicio de cafetería, etc) •Nombre de los integrantes del Comité Organizador

• Mensaje de Bienvenida

• Eventos anteriores

• Agenda: horarios, nombres de los participantes y ubicación de las charlas •Organización administrativa

• Sponsors

• Información Turística (si hubiera asistentes de otras ciudades o países)

• Listado alfabético de oradores 

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#6 Envio de las invitaciones a tiempo. Seguimiento de las respuestas

También tenemos que prestar atención al envío de las invitaciones con el tiempo suficiente para dar un margen de respuesta a los futuros asistentes del evento así como realizar un seguimiento de dichas respuestas. De esta manera podremos conocer el número exacto de asistentes y modificar algunas acciones programadas o el número de la plantilla de empleados, por ejemplo.

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#7 Emplear recursos de calidad

Siempre que sea posible. Contar con un software de calidad que nos ayude a planificar mejor el evento o contar con la última tecnología conseguiremos cumplir con mas allá de las expectativas de los asistentes.

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#8 Publicity. El gran aliado

Sobre todo si estamos ante un evento de carácter público. El contar con una rueda de prensa, por ejemplo, perfectamente confeccionada puede darnos más repercusión y credibilidad así como confianza y mayor interés del evento logrando una mayor asistencia de participantes.

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Siguiendo estas pequeñas, pero importantes pautas, lograremos un evento exitoso como fue el caso de la presentación del A400M First Flight.

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"El evento, que se creó con el objetivo de presentar el primer vuelo del Airbus Military A400M, tuvo lugar en Sevilla y contó con unos 3.000 participantes, entre los que destacó la presencia del rey don Juan Carlos. 

Fue presenciado por los medios de comunicación más importantes, sin olvidar que acudieron al acto distintos representantes de las instituciones y los estamentos implicados en la presentación.

El montaje del evento fue espectacular y se utilizó la última tecnología para que resultara todo un éxito."

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