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Control y Evaluación en eventos

Un buen control y evaluación, para que sea válido, debe de realizarse tanto antes como durante el evento y después.

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Esta última reflexión irá enfocada al control y evaluación de los eventos y servicios empleados en el mismo.

 

Son muchos los eventos que se llevan a cabo sin ningún tipo de control ni supervisión, por lo que el único fin de estos es el fracaso o el éxito a medias.

 

Es importante no obviar estos pasos pues, al tenerlos en cuenta, podemos conseguir un feedback con información altamente valiosa que podría servir para futuros eventos bien para mejorarlos o garantizar su buen funcionamiento.

 

Un buen control y evaluación, para que sea válido, debe de realizarse tanto antes como durante el evento y después.

 

Podemos tomar algunos indicadores, los cuales nos ayudarán a averiguar el estado de nuestro evento. Estos indicadores pueden ser: participantes esperados vs asistencia real, expositores esperados vs expositores inscritos. gastos esperados vs gastos reales, etc.

 

Como ejemplo, tomaremos como referencia el evento de cumpleaños realizada por una holandesa. El caso es que, en un principio, de lo que iba a ser un modesto e íntimo cumpleaños pasó a ser un evento incontrolable, de la que la cumpleañera apenas imaginaba tener ese alcance. 

 

El principio de esta historia comienza cuando esta chica decide realizar su cumpleaños. El caso es que, decidió realizar un evento en Facebook para dar a conocer la fiesta. Es aquí el momento del error: la cumpleañera no se cercioró, a la hora de enviar el evento, el comprobar el tipo de público al que se iba a dirigir. En lugar de enviar el evento a las personas seleccionadas, el evento se envió de manera masiva por todo Facebook sin ningún tipo de control, pues dicho evento llego a alcanzar los 10.000 personas que asistirían. A pesar de anular la fiesta, unas 4000 personas asistieron al lugar, desembocando en disturbios y enfrentamientos con la policía.

 

Analizando el ejemplo y transportándolo a lo mencionado anteriormente:

El gran fallo que cometió esta chica fue, principalmente, el de no controlar ni supervisar el evento planeado desde un comienzo. No revisó la configuración de la privacidad al público objetivo al que pretendía dirigirse y esto causó dos problemas: el colapso de la calle así como enfrentamientos y disturbios con la policía y la no celebración del cumpleaños.

 

Así que, si no deseamos que un evento salga tal que así, recordemos: controlar, supervisar y evaluar.

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